Sala konferencyjna to nie tylko cztery ściany, które pomieszczą odpowiednią liczbę osób. To miejsce pracy, które musi ułatwiać stojące przed wykładowcami lub prezenterami zadanie, a także zapewnić komfort i jak najlepsze warunki koncentracji słuchaczom. Jak powinna być wyposażona, aby spełniała swoją funkcję?
Do czego służy sala konferencyjna w hotelu?
Sala konferencyjna to miejsce, w którym można organizować różnego rodzaju wydarzenia: szkolenia, konferencje, bankiety, kongresy, prezentacje, a także imprezy okolicznościowe. Tego rodzaju okoliczności organizowane są zazwyczaj przez firmy - mają je rozwijać, podsumowywać osiągnięcia czy otwierać na nowe współprace. Każda z tych sytuacji jest oficjalna i staje się pewnego rodzaju wizytówką przedsiębiorstwa, która na długo zostaje w pamięci. Niezależnie od tego, czy w wydarzeniu uczestniczyć będą tylko stali pracownicy, czy też zaproszeni goście specjalni, zachowanie dobrego wizerunku firmy jest równie ważne, co zaprezentowane podczas spotkania wiadomości. Duże znaczenie ma więc odpowiedni wybór sali, która nie tylko zachęci schludnym wyglądem, ale też zapewni odpowiednie narzędzia pracy.
Jak dobrze wybrać salę konferencyjną?
Aby sala konferencyjna prawidłowo spełniała swoje zadania, powinna udostępniać szereg narzędzi i udogodnień, które umożliwią realizację przedsięwzięcia w możliwie jak najbardziej komfortowych warunkach. Wybierając wśród dostępnych możliwości warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych czynników, które mogą mieć decydujące znaczenie dla organizacyjnego sukcesu.
Jednym z najważniejszych elementów decyzyjnych jest lokalizacja sali. Powinna być w miejscu, do którego łatwo trafić, ale jednocześnie jest w cichej okolicy sprzyjającej skupieniu i swobodnemu wyjściu na świeże powietrze podczas przerw. W przypadku kilkudniowych szkoleń lub konferencji często kluczowa okazuje się możliwość noclegu jak najbliżej miejsca spotkań, dlatego dużą popularnością cieszą się sale konferencyjne w hotelach.
Oprócz dogodnej lokalizacji, konieczne jest sprawdzenie wyposażenia konkretnej sali. To od niego zależy, czy zaplanowane przedsięwzięcie będzie możliwe do zrealizowania.
Co powinno być dostępne w sali konferencyjnej?
- Rzutnik multimedialny - niezależnie od typu organizowanego wydarzenia, porządny rzutnik to podstawa. Szkolenia zazwyczaj przewidują udostępnianie publice multimedialnych materiałów niezbędnych do nauki, natomiast zarówno bankiety jak i kongresy uzupełniane są przez różnego rodzaju prezentacje.
- Mikrofony i nagłośnienie przydają się nie tylko podczas koncertów, konkursów czy rozdawania nagród. Sytuacja, w której część osób uczestniczących w spotkaniu nie słyszy reszty grupy bądź nie jest przez innych słyszana jest nie tylko nieprofesjonalna i groteskowa, ale wzbudza też poczucie wykluczenia i ogromny dyskomfort. Równie frustrujące jest korzystanie z uszkodzonego lub bardzo niskiej jakości sprzętu, dlatego - jeśli to możliwe - warto sprawdzić nagłośnienie sali z wyprzedzeniem.
- Tablice, flipcharty i markery - tak oczywiste, że czasami się o nich zapomina. To niezbędny element wszelkiego rodzaju szkoleń i konferencji. Pomagają nie tylko w tworzeniu notatek, ale też w zapisie i kreowaniu nowych pomysłów i rewolucyjnych rozwiązań. Są podstawą pracy w grupie i burzy mózgów.
- Stoły i krzesła oraz ich ustawienie powinny być dostosowane do typu wydarzenia, które będzie organizowane. Warto dowiedzieć się, czy możliwa jest ewentualna zmiana rozstawienia tych mebli. Innego układu wymagają przecież szkolenia, innego bankiety, a jeszcze inaczej powinny być przeprowadzane negocjacje biznesowe. Sposoby wykorzystania przestrzeni mogą wspierać lub zaburzać współpracę czy konwersację. Trudno wyobrazić sobie bankiet, na którym stoły ustawione są rzędami przypominającymi szkole ławki.
- Bar i przekąski - myśląc o przeprowadzeniu jak najskuteczniejszego szkolenia zapomina się niekiedy o tak podstawowych elementach jak przerwa na przekąskę i ciepły napój. Chwila odpoczynku to nie tylko znakomity czas na ułożenie zdobytych informacji, rozluźnienie i przygotowanie się na dalsze wchłanianie wiedzy, ale także okazja do zapewnienia umysłowi pożywienia. W końcu mózg także potrzebuje odpowiedniego odżywiania, a głód i zmęczenie nie sprzyjają efektywnej pracy.
- Woda w sali konferencyjnej powinna być dostępna cały czas - w butelkach lub w ogólnodostępnym dystrybutorze. Odpowiednie nawodnienie wspiera koncentrację i produktywność, a także zapewnia poczucie komfortu.
- Klimatyzacja - w salach konferencyjnych zazwyczaj zbiera się cała grupa osób. Bardzo ważne jest, aby w takich warunkach zachowany był ciągły dostęp do świeżego powietrza i zapewniona odpowiednia temperatura panująca w pomieszczeniu - szczególnie w okresach letnich.
- Schludna, jasna przestrzeń - panująca w sali konferencyjnej atmosfera musi sprzyjać skupieniu, kreatywności i poczuciu swobody. Miejsce takie musi być więc czyste, schludne, nie rozpraszające i z możliwie dużą dostępnością naturalnego, dziennego światła. Nie powinno za to przytłaczać i wzbudzać poczucia zmęczenia.
Sala konferencyjna w hotelu - dlaczego warto?
Możliwość zakwaterowania uczestników konferencji i szkoleń w miejscu, w którym będą odbywać się spotkania nie jest jedyną zaletą wynajęcia sali konferencyjnej mieszczącej się w hotelu. Takie rozwiązanie ma również mniej oczywiste plusy.
Hotele są zazwyczaj w miejscach, do których łatwo dotrzeć zarówno prywatnym samochodem, jak i taksówką czy komunikacją miejską. W okolicy często znajdują się też parkingi, różnego rodzaju sklepy czy parki i restauracje, w których można zorganizować nieformalne spotkanie po konferencji. Same hotele mają też bary, które mogą zapewnić uczestnikom wydarzenia przekąski, napoje, a nawet całe dania. W takim miejscu znalezienie przestrzeni na przerwę nie stanowi żadnego problemu, a po obsłudze obiektu można spodziewać się najwyższej klasy.
