Spotkania biznesowe lub ze współpracownikami to bardzo ważny element budujący wizerunek firmy. Oczywiście spotkanie takie może odbyć się właściwie gdziekolwiek – w biurze, restauracji czy kawiarni. Jednak coraz więcej przedsiębiorców ma świadomość tego, że nie są to komfortowe warunki dla żadnej ze stron, ze względu albo na ograniczoną ilość miejsca i brak dostępu do niezbędnego sprzętu, albo na brak swobody prowadzenia biznesowych rozmów.
Dlatego coraz częściej szukają oni odpowiedniego miejsca na zorganizowanie takich spotkań, poprzez które zapewnią najlepsze warunki sobie oraz innym ich uczestnikom. Zastanówmy się zatem, czego konkretnie takie osoby oczekują, czyli jak powinna wyglądać sala konferencyjna.
Reprezentacyjny styl
Jak już wspomnieliśmy, spotkania biznesowe mają duży wpływ na wizerunek firmy. Zatem sala konferencyjna, w której odbywa się takie spotkanie mocno rzutuje na to jak postrzegana jest konkretna firma i przedsiębiorca, który organizuje spotkanie z klientem lub kontrahentem. Nie może to być więc miejsce przypadkowe, ale wybrane celowo. Sala konferencyjna powinna być pomieszczeniem o odpowiednim metrażu, w którym znajdzie się miejsce na stół i wygodne krzesła, a także niezbędne urządzenia i multimedia pozwalające sprawnie i skutecznie prowadzić rozmowy biznesowe. Nie może w niej zabraknąć klimatyzacji, która w okresie letnim ma znaczący wpływ na komfort osób, które korzystają z pomieszczenia. Tym bardziej, że spotkania takie często odbywają się w strojach formalnych i zbyt wysoka temperatura nie jest mile widziana. Ważne też jest odpowiednie oświetlenie sali, a także możliwość szybkiej regulacji i zmiany samego oświetlenia. Warto także zwrócić uwagę na to, aby sala konferencyjna była w jasnych kolorach, co dodatkowo optycznie powiększa powierzchnię, ale także nadaje jej odpowiedniego stylu. No właśnie - styl. Często nie myśli się o nim w kontekście sali konferencyjnej. Ale zastanówmy się, o ile wzrasta prestiż takiego spotkania, gdy odbywa się on na przykład w “Sali Diamentowej”, która jest przygotowana i urządzona właśnie w stylu zgodnym ze swoją nazwą, a nie w tym oto pokoju po prawej.
Niezbędne urządzenia
Sala konferencyjna powinna zawierać wszystko, co jest niezbędne do prowadzenia konferencji czy spotkań biznesowych. Na spotkaniach takich często używa się prezentacji multimedialnych, które powinny być wyświetlone za pomocą projektora na profesjonalny ekran projekcyjny albo z wykorzystaniem dużego telewizora LED. Ważne, aby prezentacja taka była widoczna dla wszystkich uczestników spotkania. Jeśli używany będzie projektor, warto zwrócić uwagę na to, czy w oknach znajdują się żaluzje chroniące przed dostępem promieni słonecznych. Ich brak może uniemożliwić wyświetlenie materiału o każdej porze dnia i w każdą pogodę. Dodatkowym wyposażeniem może być też tablica wraz z flamastrami do pisania na niej oraz mikrofon wraz z nagłośnieniem, szczególnie jeżeli pomieszczenie jest duże. Ważna jest jeszcze jedna rzecz, o której łatwo zapomnieć, a mianowicie odpowiednia ilość gniazdek na sali konferencyjnej. To bardzo ważne, bo obecnie każdy uczestnik takiego spotkania używa jakiegoś urządzenia multimedialnego, czyli laptopa, tableta albo smartfona i potrzebuje szybkiego i wygodnego dostępu do prądu.
Intuicyjna rezerwacja
Chociaż mówimy tutaj o wyglądzie sali konferencyjnej, to jednak warto też wspomnieć, że na decyzję o tym czy wybrać akurat tę, czy inną salę ma wpływ sposób rezerwacji. Nie chodzi tutaj o jakieś bardzo nowoczesne systemy czy tworzenie jakichś wyszukanych procedur. Ważne jest to, że jeśli mamy spotkanie biznesowe i chcemy taką salę wynająć, to powinniśmy móc zrobić to najprościej i najszybciej jak się da. Szybki telefon, przesłanie na maila wszystkich potrzebnych informacji i konkretna decyzja. W dzisiejszym świecie, w którym czas pędzi jak szalony to także bardzo istotny element, na który zwracają uwagę przedsiębiorcy.
